1. Geltungsbereich und Zweck
Diese Datenschutzhinweise informieren ueber die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des unter vm360.app bereitgestellten FUTURE-Boards.
Das FUTURE-Board ist ein internes Verwaltungsprogramm der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH. Zugriff haben ausschliesslich berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH sowie, soweit erforderlich, Administratoren oder technisch eingebundene Dienstleister. Ein Zugriff durch Mandantinnen und Mandanten besteht nicht.
Im FUTURE-Board werden kanzleibezogene Mandanten-, Auftrags-, Fristen-, Rechnungs-, Zeit-, Planungs- und Verwaltungsdaten verarbeitet, soweit dies fuer die interne Organisation, Bearbeitung und Dokumentation der Kanzleitaetigkeit erforderlich ist.
2. Verantwortlicher
FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH
Berghofer Weg 35
15569 Woltersdorf
Deutschland
Telefon: 01522-1501038
E-Mail: info@future-steuer.de
3. Datenschutzbeauftragter
FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH
Datenschutzbeauftragter
Berghofer Weg 35
15569 Woltersdorf
4. Betroffene Personengruppen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH,
- Geschaeftsfuehrer, Administratoren und interne Verantwortliche,
- Mandantinnen und Mandanten der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH,
- gesetzliche Vertreter, Gesellschafter, Geschaeftsfuehrer, Ansprechpartner und Beschaeftigte von Mandanten,
- Ansprechpartner bei Behoerden, Gerichten, Banken, Versicherungen, Softwareanbietern und sonstigen Dritten.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Nutzung koennen insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Nutzer-, Login-, Authentifizierungs-, Sitzungs- und Berechtigungsdaten,
- Mitarbeiter-, Team-, Rollen-, Zustands- und Organisationsdaten,
- Arbeitszeit-, Zeiterfassungs-, Anwesenheits-, Urlaubs-, Abwesenheits-, Kapazitaets- und Planungsdaten,
- Mandantenname, Firma, Mandantennummer, Stammdaten, Ansprechpartner und organisatorische Mandatsdaten,
- Auftragsarten, Zustaendigkeiten, Bearbeitungsstaende, Fristen, Wiedervorlagen und Statusinformationen,
- Notizen, Bemerkungen, Kommunikationsinhalte und Bearbeitungshistorien,
- Rechnungs-, Umsatz-, Honorar-, Controlling-, Produktivitaets- und Auswertungsdaten,
- DATEV-/Export- und Zuordnungsdaten, soweit diese intern im FUTURE-Board gepflegt werden,
- technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Browser- und Geraeteinformationen sowie Fehler-, Sicherheits- und Serverprotokolle.
6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Das FUTURE-Board ist nach derzeitigem Funktionsstand nicht darauf ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, Religionszugehoerigkeit, Gewerkschaftszugehoerigkeit, politische Meinungen oder biometrische Daten, gezielt zu erfassen oder auszuwerten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten koennen gleichwohl ausnahmsweise mittelbar oder als Freitext enthalten sein, etwa in internen Notizen, Kommunikationsinhalten, mandatsbezogenen Sachverhalten, lohnbezogenen Vorgaengen oder bei Angaben zu Abwesenheiten. Solche Daten werden nicht als eigenstaendiger Zweck des FUTURE-Boards verarbeitet, sondern nur, soweit sie im Einzelfall fuer die interne Kanzleiorganisation, Mandatsbearbeitung, arbeitsrechtliche Verwaltung oder Erfuellung gesetzlicher bzw. berufsrechtlicher Pflichten erforderlich sind.
7. Zwecke der Verarbeitung
- Bereitstellung, Betrieb und Absicherung des FUTURE-Boards,
- Authentifizierung, Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle,
- interne Kanzlei-, Auftrags-, Fristen- und Aufgabenverwaltung,
- Planung, Bearbeitung und Dokumentation von Mandaten und Kanzleivorgaengen,
- Zeiterfassung, Anwesenheits-, Urlaubs- und Kapazitaetsplanung,
- interne Rechnungs-, Umsatz- und Controllingauswertungen,
- Qualitaetssicherung, Durchsicht und Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsstaenden,
- Administration, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Missbrauchspraevention,
- Erfuellung berufsrechtlicher, steuerrechtlicher, handelsrechtlicher und sonstiger gesetzlicher Pflichten.
8. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchfuehrung eines Mandats-, Arbeits- oder sonstigen Vertragsverhaeltnisses erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfuellung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH oder Dritter erforderlich ist, insbesondere an einer sicheren, effizienten und nachvollziehbaren Kanzleiorganisation,
- § 26 BDSG, soweit Beschaeftigtendaten fuer Zwecke des Beschaeftigungsverhaeltnisses verarbeitet werden,
- Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und hierfuer eine gesetzliche Erlaubnis besteht, insbesondere im arbeits-, sozial-, steuer-, lohn- oder rechtsbezogenen Kontext.
9. Berufsrechtliche Verschwiegenheit
Die FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH und ihre Berufstraeger unterliegen der steuerberaterlichen Verschwiegenheitspflicht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie eingebundene Dienstleister werden, soweit erforderlich, zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff auf im FUTURE-Board verarbeitete Mandanten- und Kanzleidaten erfolgt nur durch berechtigte Personen und nur soweit dies fuer die jeweilige Aufgabe erforderlich ist.
10. Empfaenger und technische Dienstleister
Personenbezogene Daten werden grundsaetzlich innerhalb der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH verarbeitet und nur solchen Personen zugaenglich gemacht, die sie fuer ihre Taetigkeit benoetigen.
Eine Weitergabe an externe Empfaenger erfolgt nur, soweit dies erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Moegliche Empfaenger sind insbesondere:
- IT-, Hosting-, Wartungs- und Supportdienstleister,
- Supabase als Anbieter fuer Datenbank-, Authentifizierungs-, Speicher- und damit verbundene Backend-Dienste,
- Vercel als Anbieter fuer Hosting, Deployment, Auslieferung der Webanwendung und technisch erforderliche serverseitige Funktionen,
- Anbieter angebundener Fachanwendungen, soweit Schnittstellen oder Abspruenge genutzt werden,
- Steuer-, Finanz-, Sozialversicherungs- und sonstige Behoerden, Gerichte, Banken, Versicherungen oder sonstige Stellen, soweit dies mandats- oder gesetzlich erforderlich ist.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder einer sonstigen datenschutzrechtlich zulaessigen Grundlage.
11. Drittlanduebermittlungen
Supabase wird nach derzeitigem Stand mit Serverstandorten innerhalb der Europaeischen Union genutzt. Die produktiven Datenbank-, Authentifizierungs- und Backenddaten sollen daher grundsaetzlich innerhalb der EU verarbeitet werden, soweit die gewaehlte Supabase-Konfiguration dies vorsieht.
Die fachliche Speicherung der Anwendungsdaten, insbesondere Dokumente, Postbuch-, Bescheidbuch-, Mandanten- und Kanzleidaten, erfolgt nach derzeitigem Stand in Supabase. Datei-Uploads und fachliche Datenuebermittlungen werden technisch moeglichst direkt vom Browser zu Supabase verarbeitet, damit Vercel keine fachlichen Datei- oder Beleginhalte als Zwischenspeicher verarbeitet.
Vercel wird fuer Hosting, Deployment und Auslieferung der Webanwendung sowie fuer technisch erforderliche serverseitige Funktionen eingesetzt. Die produktiven Vercel-Funktionen sollen in der Region Frankfurt am Main betrieben werden, soweit die Vercel-Konfiguration dies zulaesst. Gleichwohl kann es bei Vercel zu Verarbeitungen oder Zugriffsmoeglichkeiten ausserhalb der Europaeischen Union bzw. des Europaeischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere in den USA. Hierzu koennen insbesondere technische Zugriffsdaten, Deploymentdaten, Protokolldaten, Fehlerdaten oder sonstige fuer Betrieb, Sicherheit und Auslieferung der Anwendung erforderliche Daten gehoeren.
Eine Uebermittlung personenbezogener Daten in Staaten ausserhalb der Europaeischen Union bzw. des Europaeischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfuer eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europaeischen Kommission, geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, oder eine sonstige gesetzliche Erlaubnis.
12. Cookies, Sessiondaten und lokaler Browserspeicher
Auf der Login-Seite und innerhalb des FUTURE-Boards koennen technisch erforderliche Cookies, Sessiondaten oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden. Diese dienen insbesondere der Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Authentifizierung, Sicherheit, Speicherung technisch notwendiger Benutzer- und Anzeigeeinstellungen sowie der Stabilitaet und Funktionsfaehigkeit der Anwendung.
Tracking zu Werbe- oder Marketingzwecken findet ueber das FUTURE-Board nicht statt, sofern nicht ausdruecklich eine andere Funktion eingerichtet und in diesen Datenschutzhinweisen beschrieben wird.
13. Speicherdauer und Loeschung
Personenbezogene Daten im FUTURE-Board werden grundsaetzlich unbefristet gespeichert, mindestens jedoch fuer die Dauer der jeweils einschlaegigen gesetzlichen, berufsrechtlichen, steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen.
Eine laengere Speicherung erfolgt, soweit dies fuer die interne Kanzleiorganisation, Mandatsdokumentation, Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsstaenden, Qualitaetssicherung, berufsrechtliche Pflichten, rechtliche Verteidigung, Geltendmachung oder Abwehr von Anspruechen oder sonstige berechtigte Interessen der FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH erforderlich ist.
Benutzerkonten, Berechtigungen und technische Protokolle werden regelmaessig ueberprueft. Nicht mehr benoetigte Zugaenge werden deaktiviert oder geloescht, soweit keine Aufbewahrungs-, Nachweis-, Sicherheits- oder Dokumentationsinteressen entgegenstehen.
14. Technische und organisatorische Massnahmen
Die FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehoeren insbesondere rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskonzepte, Beschraenkung des Zugriffs auf berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Authentifizierung und Sitzungsmanagement, verschluesselte Datenuebertragung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgaenge, regelmaessige Berechtigungspruefung, Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie Sicherungs-, Wiederherstellungs- und Administrationsmassnahmen.
15. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Massgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung fuer die Zukunft.
Zur Ausuebung dieser Rechte koennen sich betroffene Personen an die FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH oder an den Datenschutzbeauftragten wenden.
16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehoerde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstoesst. Zustaendige Aufsichtsbehoerde kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehoerde des Bundeslandes sein, in dem die FUTURE Steuerberatung A-Z GmbH ihren Sitz hat.
17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Ueber das FUTURE-Board findet keine ausschliesslich automatisierte Entscheidungsfindung einschliesslich Profiling statt, die gegenueber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in aehnlicher Weise erheblich beeintraechtigt.
18. Aenderungen dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise koennen angepasst werden, wenn sich das FUTURE-Board, die eingesetzten Dienstleister, die Verarbeitungsvorgaenge oder die rechtlichen Anforderungen aendern.